Privacyverklaring

Privacybeleid Veyra

Versie 1.0 - 06-08-2026

Veyra is een online salonsoftware- en boekingsplatform, aangeboden via getveyra.nl. In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom, hoe lang, met wie wij deze delen en welke rechten je hebt.

Verwerkingsverantwoordelijke: De Digitale Schakel h.o.d.n. Veyra, Broederstraat 37K - 8261GN Kampen KvK-nummer: 89801644 E-mail: info@getveyra.nl

1. Twee rollen: verantwoordelijke én verwerker

Veyra verwerkt persoonsgegevens in twee verschillende rollen. Dat onderscheid is belangrijk:

a. Veyra als verwerkingsverantwoordelijke. Voor gegevens van salonhouders en hun medewerkers die een account bij Veyra hebben (accountgegevens, facturatie, support, website­bezoek, marketing van Veyra zelf) bepaalt Veyra zelf het doel en de middelen. Op deze verwerkingen ziet dit privacybeleid.

b. Veyra als verwerker. Voor gegevens die salons via het platform verwerken over hun eigen klanten — zoals afspraken, klantprofielen, behandelhistorie en e-mails aan salonklanten — is de salon de verwerkingsverantwoordelijke en is Veyra slechts verwerker. Veyra verwerkt deze gegevens uitsluitend in opdracht van de salon, op basis van een verwerkersovereenkomst. Ben je klant van een salon en heb je vragen over hoe jouw gegevens worden gebruikt? Neem dan in eerste instantie contact op met de salon waar je geboekt hebt. Waar dit beleid relevant is voor salonklanten (bijvoorbeeld bij online boeken), geven wij dat hieronder aan.

2. Welke gegevens wij verwerken

Accountgegevens van salons (Veyra als verantwoordelijke)

• Naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, adres
• Inloggegevens (wachtwoorden worden uitsluitend versleuteld/gehasht opgeslagen)
• Abonnements- en betaalgegevens (betaalgegevens zoals rekeningnummers worden verwerkt door onze betaaldienstverlener; wij slaan geen volledige betaalkaartgegevens op)
• Instellingen, voorkeuren en gebruik van het platform
• Supportcorrespondentie

Gegevens van salonklanten (Veyra als verwerker, in opdracht van de salon)

• Naam, e-mailadres, telefoonnummer
• Afspraakgegevens: datum, tijd, behandeling, medewerker, notities die de salon vastlegt
• Communicatie die de salon via het platform verstuurt (bevestigingen, herinneringen, marketing van de salon)

Technische gegevens en logging

• IP-adres, browser- en apparaatgegevens, tijdstippen van toegang
• Logbestanden ten behoeve van beveiliging, foutopsporing en misbruikpreventie

E-mailgegevens — zie hoofdstuk 4.

Wij vragen salons om via het platform geen bijzondere categorieën persoonsgegevens vast te leggen (zoals medische gegevens) tenzij dat strikt noodzakelijk en rechtmatig is; de salon is daarvoor als verantwoordelijke zelf aansprakelijk.

3. Doeleinden en grondslagen

Doel Gegevens Grondslag (AVG) Leveren van het platform (account, agenda, boekingen) Account- en gebruiksgegevens Uitvoering overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) Facturatie en administratie Account- en betaalgegevens Uitvoering overeenkomst; wettelijke plicht (art. 6 lid 1 sub b en c) Support en communicatie over de dienst Account- en supportgegevens Uitvoering overeenkomst; gerechtvaardigd belang Beveiliging, logging, misbruikpreventie Technische gegevens Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f) Verbetering van het platform Geaggregeerde/geanonimiseerde gebruiksgegevens Gerechtvaardigd belang Marketing van Veyra (nieuwsbrief) E-mailadres Toestemming, of gerechtvaardigd belang bij bestaande klanten, met altijd een afmeldmogelijkheid Verwerking van salonklantgegevens Zie hoofdstuk 2 In opdracht van de salon (Veyra als verwerker; de salon bepaalt de grondslag)

4. E-mailverzending via Resend — transparantie over inzage

Veyra verstuurt e-mails namens salons (zoals afspraakbevestigingen, herinneringen en — indien de salon dit gebruikt — marketing­mails) en eigen e-mails van Veyra (zoals accountmails en de Veyra-nieuwsbrief). Hiervoor gebruiken wij de e-maildienstverlener Resend.

Wij vinden het belangrijk hier volledig transparant over te zijn:

• Uitgaande e-mails die via het platform worden verzonden zijn technisch inzichtelijk voor Veyra. Dit omvat de inhoud van de e-mail, de afzender, de ontvanger(s), tijdstippen en de afleverstatus (afgeleverd, geopend/geklikt indien tracking actief is, gebounced, als spam gemarkeerd).
• Wij gebruiken deze inzage uitsluitend voor: het waarborgen van de aflevering, het opsporen en oplossen van fouten (bijvoorbeeld wanneer een bevestigingsmail niet aankomt), het voorkomen van spam en misbruik van onze verzendinfrastructuur, en het bieden van support aan salons.
• Wij gebruiken de inhoud van e-mails van salons aan hun klanten niet voor eigen marketingdoeleinden en verkopen deze gegevens nooit aan derden.
• Ook Resend heeft als subverwerker technisch toegang tot deze e-mailgegevens, uitsluitend voor het verzenden en afleveren daarvan.

E-maillogs en -inhoud worden bewaard voor de duur die nodig is voor bovenstaande doeleinden — zie hoofdstuk 8.

5. AI-migratiemodule

Salons kunnen bij het overstappen naar Veyra gebruikmaken van een migratiemodule die met behulp van kunstmatige intelligentie gegevens uit andere systemen (zoals exportbestanden of foto's) omzet voor import in Veyra. Daarbij geldt:

• De aangeleverde gegevens worden ter verwerking doorgestuurd naar onze AI-dienstverlener Anthropic (Claude API), die optreedt als subverwerker. De gegevens worden door Anthropic niet gebruikt voor het trainen van AI-modellen.
• De gegevens worden uitsluitend verwerkt om de migratie uit te voeren en worden niet voor andere doeleinden gebruikt.
• De salon bepaalt zelf welke gegevens worden aangeleverd en is als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor de rechtmatigheid en de zorgvuldige omgang met klantgegevens daarbij, waaronder dataminimalisatie (niet meer aanleveren dan nodig) en het controleren van de migratieresultaten vóór definitieve import.
• Migratiebestanden worden na afronding van de migratie binnen [30] dagen van onze systemen verwijderd.

6. Met wie wij gegevens delen (subverwerkers en derden)

Wij verkopen nooit persoonsgegevens. Wij delen gegevens uitsluitend met partijen die nodig zijn om de dienst te leveren, op basis van verwerkersovereenkomsten of eigen wettelijke verplichtingen:

Partij Doel Locatie OVH Hosting van het platform en de databases EU Cloudflare DNS, beveiliging en performance EU/VS* Resend Verzending en aflevering van e-mails VS* Anthropic AI-verwerking t.b.v. de migratiemodule VS* Meta Platforms Ireland WhatsApp Business- en Facebook-integraties, indien de salon deze activeert EU/VS* [Betalingsverwerking EU [Boekhoudpakket/accountant, indien van toepassing] Financiële administratie EU

* Zie hoofdstuk 7 over doorgifte buiten de EER.

Daarnaast kunnen wij gegevens verstrekken indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld aan de Belastingdienst of op rechtmatig bevel van een bevoegde autoriteit).

Activeert een salon een integratie met een derde partij (zoals WhatsApp Business via Meta), dan gelden voor het gebruik daarvan tevens de voorwaarden en het privacybeleid van die derde partij.

7. Doorgifte buiten de EER

Sommige van onze dienstverleners (zoals Resend, Anthropic en Cloudflare) verwerken gegevens (mede) in de Verenigde Staten. Doorgifte vindt uitsluitend plaats op basis van een geldig doorgiftemechanisme onder de AVG: certificering onder het EU-U.S. Data Privacy Framework en/of de Standard Contractual Clauses (standaardcontractbepalingen) van de Europese Commissie, waar nodig aangevuld met aanvullende maatregelen zoals versleuteling.

8. Bewaartermijnen

Gegevens Bewaartermijn Accountgegevens Duur van het account + 30 dagen na beëindiging (exportperiode), daarna verwijdering of anonimisering Salonklantgegevens (als verwerker) Zolang de salon deze in het platform bewaart; na beëindiging van het salonaccount: 30 dagen exportperiode, daarna verwijdering Facturatie- en administratiegegevens 7 jaar (fiscale bewaarplicht) E-maillogs en -inhoud [12] maanden, daarna verwijdering of anonimisering van de inhoud; geaggregeerde afleverstatistieken kunnen langer bewaard worden Migratiebestanden (AI-module) [30] dagen na afronding van de migratie Technische logbestanden [12] maanden Back-ups Verwijdering volgens reguliere back-uprotatie van maximaal [35] dagen

Waar termijnen tussen [haken] staan, hanteren wij de genoemde termijn als uitgangspunt; afwijkingen kunnen voorkomen indien een langere bewaring wettelijk verplicht of noodzakelijk is (bijvoorbeeld bij een lopend geschil).

9. Beveiliging

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder:

• Versleutelde verbindingen (TLS) voor al het verkeer van en naar het platform
• Versleutelde/gehashte opslag van wachtwoorden
• Strikte toegangsbeveiliging tot servers (o.a. SSH-hardening, sleutelauthenticatie) en het beperken van toegang tot persoonsgegevens tot wat noodzakelijk is
• Scheiding van gegevens per salon binnen de multi-tenant-architectuur
• Logging en monitoring gericht op het detecteren van misbruik
• Regelmatige updates en back-ups

Ondanks deze maatregelen kan geen enkele dienst absolute veiligheid garanderen. Vermoed je een beveiligingsprobleem? Meld dit dan direct via [security@getveyra.nl]. Bij een datalek dat een risico oplevert voor betrokkenen handelen wij conform de AVG: wij informeren de betrokken salon(s) onverwijld en melden waar vereist bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Cookies

Op getveyra.nl en binnen het platform gebruiken wij:

• Functionele cookies, noodzakelijk voor onder meer inloggen, sessies en beveiliging. Hiervoor is geen toestemming vereist.
• Analytische cookies [invullen: welke tool, en of deze privacyvriendelijk is ingesteld], om het gebruik van de website te analyseren.
• Marketingcookies [alleen indien van toepassing, bijv. voor Google Ads of Meta-advertenties]; deze plaatsen wij uitsluitend na toestemming via de cookiebanner.

Je kunt cookies beheren of verwijderen via je browserinstellingen en je toestemming op ieder moment aanpassen via de cookie-instellingen op onze website.

11. Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van gegevens en het recht om bezwaar te maken tegen verwerkingen op grond van gerechtvaardigd belang. Toestemming die je hebt gegeven kun je op ieder moment intrekken; dit tast de rechtmatigheid van eerdere verwerkingen niet aan.

• Ben je salonhouder (accounthouder)? Stuur je verzoek naar info@getveyra.nl. Wij reageren binnen één maand. Wij kunnen om aanvullende informatie vragen om je identiteit te verifiëren.
• Ben je klant van een salon? Richt je verzoek dan aan de betreffende salon: die is verwerkingsverantwoordelijke voor jouw gegevens. Wij ondersteunen salons bij het afhandelen van zulke verzoeken. Ontvangen wij jouw verzoek rechtstreeks, dan sturen wij dit door naar de salon.

Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan horen wij dat graag. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

12. Geautomatiseerde besluitvorming

Veyra neemt geen besluiten met rechtsgevolgen voor betrokkenen op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking. De AI-migratiemodule doet uitsluitend voorstellen voor gegevensconversie; definitieve import vindt altijd plaats na menselijke controle en bevestiging door de salon.

13. Minderjarigen

Onze dienst is gericht op zakelijke gebruikers. Wij verzamelen niet bewust gegevens van personen jonger dan 16 jaar zonder toestemming van een ouder of voogd. Salonklanten jonger dan 16 boeken via hun ouder of voogd, dan wel onder verantwoordelijkheid van de salon als verwerkingsverantwoordelijke.

14. Wijzigingen van dit beleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld bij nieuwe functionaliteiten of gewijzigde regelgeving. De actuele versie staat altijd op getveyra.nl. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij accounthouders per e-mail of via het platform.

15. Contact

Vragen over privacy bij Veyra? Neem contact op via:

info@getveyra.nl

Versie veyra:5 · laatst gewijzigd op 6 augustus 2026